I materiali presenti al CDI sono raccolti ed organizzati in un archivio mediante un sistema di catalogazione. Si tratta di un catalogo informatizzato che è costituito da una serie di schede di catalogazione inserite nel programma Access in ambiente Windows. Ogni scheda raccoglie i dati informativi relativi ai diversi materiali.

E’ possibile effettuare una RICERCA di materiali a partire dai termini contenuti negli specifici campi previsti dalla scheda di catalogazione.
I campi riguardano sia i dati biblioteconomici (responsabilità, titolo, editore, etc.) sia i dati sui contenuti concettuali del materiale (aree, descrittori, etc.).

Inoltre, il programma consente di effettuare anche ricerche articolate tramite l’incrocio di diversi campi offrendo la possibilità di ottenere risposte più precise e significative.
Ad esempio, è possibile effettuare una ricerca di tutte le pubblicazioni di Andrea Canevaro presenti al CDI inerenti ai temi di handicap e lavoro inserendo “Canevaro A.” nel campo “Responsabilità”, "Autore" nel campo "Tipo" e le parole-chiave “handicap” e “lavoro” nel campo “Descrittori”.

Nel caso la responsabilità sia di un ente indicare il nome per esteso dell’ente e/o degli enti coinvolti (ad eccezione di Regione Emilia Romagna che va indicata in questo modo: R.E.R.); se il nome dell’ente è una sigla va sempre puntata (ad eccezione di CD/LEI e COPAPS).